نقش کارکنان دورکار در بحران و جنگ

به گزارش می‌متالز به نقل از ایراسین - «احمدرضا صمیمی» رئیس واحد سرآمدی سازمانی شرکت فولاد سنگ مبارکه: در شرایط عادی، سازمان‌ها بر اساس برنامه‌های مشخص تولید، فروش و ارائه خدمات فعالیت می‌کنند. اما در شرایط بحرانی مانند جنگ، ناامنی یا اختلال‌های گسترده اقتصادی، بسیاری از این فعالیت‌ها متوقف یا به‌ شدت محدود می‌شوند. در چنین وضعیتی، سازمان‌ها با واقعیتی جدید مواجه می‌شوند: کاهش یا توقف تولید، نامشخص بودن آینده بازار، محدود شدن منابع مالی و پراکندگی کارکنان. در این شرایط، مدیریت سازمان باید به جای تمرکز بر فعالیت‌های روزمره عملیاتی، به حفظ سرمایه‌های انسانی و سازمانی و آماده‌سازی برای آینده توجه کند. یکی از ابزار‌های مهم در این مسیر، استفاده هدف‌مند از کارکنان دورکار است.

در شرایطی که فعالیت‌های عملیاتی سازمان کاهش یافته یا متوقف شده است، ممکن است این تصور ایجاد شود که کارکنان عملاً کاری برای انجام دادن ندارند. اما در واقع این دوره می‌تواند به فرصتی برای انجام کار‌هایی تبدیل شود که در زمان فعالیت عادی سازمان کم‌تر به آنها توجه می‌شود. بسیاری از این فعالیت‌ها را می‌توان بدون حضور فیزیکی در محل کار و به‌ صورت دورکاری انجام داد.

نخستین اقدام مهم در چنین شرایطی، ایجاد یا تکمیل بانک اطلاعاتی کارکنان است. در شرایط بحران، ممکن است دسترسی به کارکنان دشوار شود یا برخی افراد به دلایل مختلف امکان حضور در محل کار را نداشته باشند؛ بنابراین سازمان باید اطلاعات دقیق و به‌ روز از وضعیت کارکنان خود داشته باشد؛ از جمله محل سکونت، مهارت‌ها، تجربه‌های تخصصی، وضعیت قرارداد و امکان بازگشت به کار در آینده. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند در صورت تغییر شرایط، بتوانند سریع‌تر تصمیم‌گیری کنند و نیرو‌های مناسب را برای فعالیت‌های ضروری سازمان به کار بگیرند.

دومین حوزه مهم فعالیت کارکنان دورکار در شرایط بحران، مستندسازی دانش و تجربه‌های سازمانی است. در بسیاری از سازمان‌ها بخش بزرگی از دانش عملی در ذهن کارکنان باتجربه باقی می‌ماند و کم‌تر به صورت رسمی ثبت می‌شود. اگر شرایط بحرانی طولانی شود و برخی از کارکنان از سازمان جدا شوند یا دسترسی به آنها دشوار گردد، این دانش ارزشمند ممکن است از بین برود؛ بنابراین دوره‌ای که فعالیت‌های عملیاتی کاهش یافته است، فرصت مناسبی برای ثبت دستورالعمل‌ها، فرآیند‌های کاری، تجربیات فنی و نکات اجرایی مهم به شمار می‌رود. کارکنان می‌توانند از راه دور این تجربیات را مکتوب کنند تا در آینده به عنوان سرمایه دانشی سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

از سوی دیگر، در شرایطی که آینده سازمان نامشخص است، تحلیل و بازنگری فرآیند‌های سازمانی اهمیت زیادی پیدا می‌کند. بسیاری از فرآیند‌هایی که در شرایط عادی اجرا می‌شوند، ممکن است در شرایط جدید اقتصادی یا صنعتی کارآمد نباشند. کارکنان دورکار می‌توانند با بررسی فرآیند‌های موجود، گلوگاه‌ها، مراحل غیرضروری و نقاط ضعف سیستم‌های فعلی را شناسایی کنند. چنین تحلیل‌هایی به مدیران کمک می‌کند در زمان بازگشت به فعالیت، سازمان را با ساختاری ساده‌تر و کارآمدتر اداره کنند.

موضوع مهم دیگر در شرایط بحران، مدیریت منابع محدود سازمان است. در دوران جنگ یا رکود شدید اقتصادی، سازمان‌ها معمولاً با محدودیت شدید منابع مالی، مواد اولیه و حتی نیروی انسانی مواجه می‌شوند. در این شرایط لازم است فعالیت‌ها و نقش‌های سازمانی بر اساس اهمیت طبقه‌بندی شوند. برخی فعالیت‌ها برای بقای سازمان حیاتی هستند، در حالی که برخی دیگر می‌توانند برای مدتی متوقف شوند. کارکنان دورکار می‌توانند در تهیه فهرست فعالیت‌های حیاتی، شناسایی مشاغل کلیدی و طراحی سناریو‌های مختلف برای ادامه فعالیت سازمان نقش مهمی ایفا کنند.

یکی از مهم‌ترین موضوعات در چنین شرایطی، آمادگی برای آینده است. هر چند ممکن است در حال حاضر تولید یا ارائه خدمات متوقف شده باشد، اما این وضعیت همیشگی نخواهد بود. سازمان‌هایی که در دوران رکود و بحران برای بازگشت به فعالیت برنامه‌ریزی می‌کنند، معمولاً سریع‌تر از دیگران به شرایط عادی بازمی‌گردند. کارکنان دورکار می‌توانند در تدوین برنامه‌های راه‌اندازی مجدد فعالیت‌ها مشارکت کنند. این برنامه‌ها می‌تواند شامل چک‌لیست‌های عملیاتی، برنامه فراخوان کارکنان، بررسی وضعیت تجهیزات و هماهنگی با تأمین‌کنندگان و مشتریان باشد.

در کنار این فعالیت‌های تحلیلی و برنامه‌ریزی، حفظ ارتباط با کارکنان نیز اهمیت زیادی دارد. در شرایط جنگ یا بحران، فاصله گرفتن کارکنان از محیط کار ممکن است به کاهش تعلق سازمانی و نگرانی درباره آینده شغلی منجر شود؛ بنابراین لازم است سازمان‌ها از طریق تماس‌های منظم، جلسات آنلاین یا گزارش‌های دوره‌ای ارتباط خود را با کارکنان حفظ کنند. این ارتباطات علاوه بر ایجاد اطمینان خاطر برای کارکنان، به مدیران کمک می‌کند از وضعیت واقعی نیروی انسانی خود آگاه باشند.

از نظر مدیریتی نیز شرایط بحران نیازمند تغییر در شیوه مدیریت کارکنان است. در محیط دورکاری و شرایط نامطمئن، کنترل سنتی مبتنی بر حضور فیزیکی دیگر کارایی ندارد. در چنین شرایطی، بهتر است تمرکز مدیریت بر تعریف وظایف مشخص، تعیین خروجی‌های قابل اندازه‌گیری و اعتماد به کارکنان باشد. این رویکرد باعث می‌شود کارکنان احساس مسوولیت بیشتری نسبت به وظایف خود داشته باشند و حتی در شرایط دشوار نیز بتوانند به فعالیت‌های مفید برای سازمان ادامه دهند.

در نهایت، باید توجه داشت که مهم‌ترین سرمایه هر سازمان در شرایط بحران، نیروی انسانی آن است. تجهیزات، ساختمان‌ها و سرمایه‌های مالی ممکن است در طول زمان از بین بروند یا دچار آسیب شوند، اما دانش، تجربه و توانایی کارکنان می‌تواند سازمان را دوباره احیا کند. به همین دلیل استفاده هدف‌مند از کارکنان دورکار در چنین دوره‌هایی تنها به معنای پر کردن زمان نیست، بلکه اقدامی برای حفظ سرمایه دانشی سازمان و آماده‌سازی آن برای آینده است.

در شرایطی مانند وضعیت کنونی که آینده اقتصادی و صنعتی با ابهام همراه است و بسیاری از فعالیت‌های تولیدی با توقف یا کاهش مواجه شده‌اند، سازمان‌هایی موفق‌تر خواهند بود که از این دوره برای بازسازی درونی خود استفاده کنند. به کارگیری کارکنان دورکار در فعالیت‌هایی مانند مستندسازی، تحلیل، برنامه‌ریزی و حفظ ارتباطات سازمانی می‌تواند به سازمان کمک کند تا در زمان بازگشت به شرایط عادی، سریع‌تر و منسجم‌تر فعالیت‌های خود را از سر بگیرد.

منبع: ایراسین